Le Guichet unique des formalités : comment il fonctionne et pourquoi un dossier revient

Un seul site pour les formalités d'entreprise

En brefLe Guichet unique reçoit le dossier en ligne et le transmet aux organismes compétents.

Prévu par la loi du 22 mai 2019, dite loi Pacte, le Guichet unique est le point d'entrée des formalités d'entreprise : création, modification, cessation d'activité, déclaration des bénéficiaires effectifs. Il est accessible en ligne, sur formalites.entreprises.gouv.fr, pour les sociétés comme pour les entrepreneurs individuels.

Une fois le dossier déposé, il est transmis aux organismes concernés : le greffe pour le registre du commerce et des sociétés, l'Insee pour le numéro SIREN, l'administration fiscale, les organismes sociaux et, selon l'activité, la chambre de métiers ou d'autres registres. Les informations alimentent aussi le registre national des entreprises (RNE), tenu par l'INPI depuis la même date.

Le site est gratuit. Seuls les frais officiels se paient au moment du dépôt : frais de greffe et, pour certaines activités, droits d'inscription particuliers.

Les étapes d'un dépôt

• Créer un compte au nom de la personne qui déclare : le dirigeant ou un mandataire
• Choisir la formalité et la forme de l'entreprise, puis remplir le formulaire, écran par écran
• Joindre les pièces justificatives en PDF : statuts signés, attestation de dépôt des fonds, attestation de parution de l'annonce, justificatif du siège, pièces d'identité et déclarations des dirigeants
• Signer électroniquement la déclaration
• Payer les frais officiels
• Suivre le dossier jusqu'à l'inscription, en répondant aux éventuelles demandes du greffe

Quand le dossier est complet, le greffe procède à l'inscription. Pour une société, le premier extrait Kbis est alors disponible ; le délai dépend du greffe et de la période, et personne ne peut le garantir. Le guide le Kbis détaille la suite.

Les causes de rejet les plus fréquentes

En brefPresque toujours une pièce manquante, illisible, ou en contradiction avec une autre.

• Une différence entre le formulaire et les statuts : capital, adresse du siège, objet social, dirigeants
• Une annonce légale qui ne reprend pas les mêmes informations que les actes, ou publiée dans un autre département que celui du siège
• Des statuts non signés, une page manquante, un document illisible
• Une pièce d'identité expirée, ou une déclaration de non-condamnation absente
• Un justificatif de siège au nom d'une autre personne, sans autorisation jointe, ou une adresse incomplète
• Une activité mal décrite, ou une activité réglementée sans le diplôme ou l'autorisation exigés
• Une déclaration des bénéficiaires effectifs incomplète, ou qui ne correspond pas à la répartition du capital
• Une attestation de dépôt des fonds qui ne correspond pas au capital libéré indiqué dans les statuts

Aucune de ces erreurs n'est grave en soi, mais chacune coûte un aller-retour avec le greffe, et donc du temps. La plupart viennent d'un manque de cohérence entre les pièces : c'est là qu'une relecture avant le dépôt est la plus utile.

La régularisation, puis le rejet

En brefLe greffe demande d'abord de corriger ; sans réponse dans le délai, le dossier est rejeté.

Quand le greffe relève une anomalie, il ne refuse pas aussitôt : il adresse, via le Guichet unique, une demande de régularisation qui précise ce qui manque ou ce qui doit être corrigé, avec un délai pour répondre. Vous corrigez le formulaire ou joignez la pièce attendue, puis l'instruction reprend.

Sans réponse dans le délai, ou si la correction ne suffit pas, le dossier est rejeté. Il faut alors déposer un nouveau dossier, corrigé. Une décision de refus d'inscription peut aussi être contestée devant le juge chargé de surveiller le registre.

Surveillez vos messages sur le Guichet unique : un délai qui passe inaperçu suffit à faire rejeter un dossier par ailleurs presque complet.

Et si une erreur passe malgré tout

Une mention inexacte inscrite au registre se corrige par une rectification. Quand l'erreur vient de la déclaration, une inscription rectificative est due ; quand elle vient du greffe, il la corrige sans frais de greffe. Un acte qui doit seulement être déposé, sans changer le registre, passe par un dépôt d'acte.

Ce que fait Formalist

Formalist prépare le dossier à partir de vos réponses : les actes sont rédigés, l'annonce légale reprend leurs mentions, et la liste des pièces dépend de votre situation. Quand vous déposez vous-même, un guide vous accompagne écran par écran sur le Guichet unique.

Avec l'accompagnement complet, un avocat du cabinet STERLING PEAK, qui exploite Formalist, relit le dossier, le dépose au Guichet unique, répond aux demandes de régularisation et suit jusqu'à l'inscription ; si le dossier est rejeté, il le reprend sans frais. Pour une création, l'accompagnement complet coûte 990 € TTC, frais de greffe compris. Pour une modification, le dépôt par nous est compris dès la formule « Relu par un avocat, déposé par nous », à 800 € TTC, et 990 € TTC avec l'accompagnement complet, frais officiels en plus.

Les questions qui reviennent

Faut-il passer par un professionnel ? Non : chacun peut déposer lui-même son dossier sur le Guichet unique. Un professionnel apporte surtout des actes bien rédigés, un dossier cohérent et la gestion des demandes du greffe.

Peut-on encore déposer un dossier directement au greffe ? Pour l'essentiel des formalités d'immatriculation, de modification et de cessation, non : le Guichet unique est devenu la voie obligatoire depuis 2023.

Combien coûte un dépôt ? Le site est gratuit ; les frais de greffe sont fixés par l'État : 53,16 € pour la création d'une société commerciale, déclaration des bénéficiaires effectifs comprise, 173,97 € pour une inscription modificative. La déclaration d'une micro-entreprise ne coûte aucun frais officiel.

Le Guichet unique délivre-t-il le Kbis ? Non : le Kbis est délivré par le greffe, une fois l'inscription faite au registre du commerce et des sociétés.

Passer à l'action

Lancez votre formalité : créer une société, modifier une société ou déclarer les bénéficiaires effectifs. Le montant exact, frais officiels compris, s'affiche avant de payer.