Ce qu'est un extrait Kbis
En brefUn document officiel délivré par le greffe, qui reprend ce que le registre du commerce et des sociétés sait de votre société.
L'extrait Kbis est un extrait du registre du commerce et des sociétés (RCS), tenu par le greffe du tribunal de commerce du siège, ou par la juridiction qui en tient lieu dans certains territoires. Il atteste que la société est immatriculée et reproduit son état à la date de délivrance.
- La dénomination, la forme, le capital et l'adresse du siège
- Le numéro unique d'identification (SIREN) et la ville du greffe d'immatriculation
- L'activité exercée et la date de début d'activité
- Les dirigeants et, le cas échéant, les commissaires aux comptes
- Les établissements, et les mentions comme une procédure collective ou une dissolution
Le Kbis ne donne en revanche ni les comptes de la société ni la répartition de son capital entre les associés. Les comptes déposés au greffe se consultent à part, sauf quand la société a demandé leur confidentialité, ce que la loi permet aux plus petites. La liste des associés d'une SAS figure dans son registre des mouvements de titres, tenu au siège, et non au registre du commerce. Les bénéficiaires effectifs, enfin, sont déclarés au greffe dans un registre distinct, dont l'accès est restreint.
Qui a un Kbis
Toutes les sociétés immatriculées au RCS en ont un : SAS, SASU, SARL, EURL, mais aussi les sociétés civiles comme la SCI. Un commerçant individuel, y compris en micro-entreprise, est lui aussi inscrit au RCS : son extrait s'appelle un extrait K, l'équivalent pour une personne physique.
Un artisan ou un professionnel libéral en entreprise individuelle n'a pas de Kbis. Il justifie de son existence par un extrait du registre national des entreprises (RNE), tenu par l'INPI, ou par l'avis de situation au répertoire de l'Insee, qui donne son numéro SIRET. Ces documents suffisent pour la plupart des démarches.
| Vous êtes | Votre justificatif |
|---|---|
| Une société commerciale ou civile | Extrait Kbis |
| Un commerçant individuel | Extrait K |
| Un artisan, un libéral, un micro-entrepreneur non commerçant | Extrait du RNE ou avis de situation Insee |
| Un agent commercial | Inscription au registre spécial des agents commerciaux |
Comment on obtient son premier Kbis
En brefÀ la création : le Kbis arrive quand le greffe a immatriculé la société, à son rythme, sans délai garanti.
Depuis le 1er janvier 2023, toutes les formalités d'entreprise passent par le Guichet unique de l'INPI. Pour une création, le dossier contient les statuts signés, l'attestation de dépôt des fonds, l'attestation de parution de l'annonce légale, les pièces des dirigeants et la déclaration des bénéficiaires effectifs. Le greffe vérifie le dossier, immatricule la société et délivre le premier extrait Kbis.
Le délai dépend du greffe, de la période et de la complétude du dossier : personne ne peut le garantir. Ce qui l'allonge presque toujours, c'est une pièce manquante ou une incohérence entre les actes. Un dossier vérifié avant le dépôt reste le meilleur moyen d'éviter un aller-retour. Avec l'accompagnement complet de Formalist, un avocat dépose le dossier, répond aux demandes du greffe et suit jusqu'à l'immatriculation.
Obtenir un Kbis à jour ensuite
Le dirigeant d'une société peut télécharger gratuitement l'extrait Kbis de sa société, autant de fois que nécessaire, grâce à l'identité numérique des entreprises proposée par les greffes (MonIdenum). Les tiers, eux, le commandent auprès du greffe, au tarif réglementé.
Un extrait Kbis n'a pas de durée de validité légale : il reflète le registre au jour où il est délivré. En pratique, banques, notaires et administrations demandent un extrait de moins de trois mois. Les informations du registre sont aussi consultables gratuitement en ligne sur les sites publics, ce qui suffit souvent pour vérifier un partenaire.
Quand le Kbis change
Chaque changement d'une mention du registre doit être déclaré, en principe dans le mois : un transfert de siège, un changement de dirigeant, une augmentation de capital, un changement de dénomination. Le Kbis à jour est disponible une fois l'inscription modificative faite par le greffe, là encore sans délai garanti.
Une modification coûte 173,97 € de frais de greffe pour une inscription modificative, avis au BODACC compris. Certaines formalités ne changent pas le Kbis : une cession d'actions de SAS, l'approbation des comptes (dont le dépôt coûte 44,14 €) ou le dépôt d'un procès-verbal sans changement de mention. Une mention mal inscrite, elle, se fait corriger par une rectification au registre.
Les questions qui reviennent
Puis-je ouvrir un compte bancaire sans Kbis ? Oui : pendant la création, la banque ouvre un compte au nom de la société en formation pour recevoir le capital. Elle débloque les fonds sur présentation du Kbis, une fois la société immatriculée.
Puis-je commencer à travailler avant d'avoir le Kbis ? La société peut agir dès la signature des statuts, en formation, mais elle n'a la personnalité juridique qu'à son immatriculation. Les actes passés avant sont repris par la société s'ils sont listés dans les statuts ou approuvés ensuite. Mieux vaut limiter les engagements importants à cette période.
Que faire si une information du Kbis est fausse ? Si l'erreur vient de votre déclaration, une modification ou une rectification la corrige. Si elle vient du greffe, la correction peut se faire sans frais. Dans les deux cas, signalez-la vite : un Kbis inexact peut bloquer une signature.
Le Kbis prouve-t-il que la société est en règle ? Il prouve son existence et donne son état au registre. Il ne dit rien de sa situation fiscale ou sociale : pour un marché public, d'autres attestations sont demandées.
Passer à l'action
Pour obtenir votre premier Kbis, créez votre société : dès 390 € TTC, annonce légale comprise, ou 990 € TTC avec dépôt et suivi par un avocat, frais de greffe compris. Pour mettre à jour un Kbis existant, passez par une modification.