Approbation et dépôt des comptes annuels : délais, prorogation et sanctions

Le calendrier, de la clôture au dépôt

En brefSix mois pour approuver, puis un mois pour déposer, deux mois par voie électronique.

Pour un exercice clos le 31 décembre, les comptes s'approuvent donc au plus tard le 30 juin, puis se déposent dans le mois, ou dans les deux mois quand le dépôt est fait par voie électronique. Une SAS à plusieurs associés suit le délai de ses statuts, qui reprennent presque toujours ces six mois.

Ce qu'il faut préparer

• Les comptes annuels : bilan, compte de résultat et, sauf dispense, annexe, établis par votre expert-comptable
• Le rapport de gestion, quand la société n'en est pas dispensée, ce qui est le cas de nombreuses petites sociétés
• Le rapport du commissaire aux comptes, s'il y en a un
• Le rapport sur les conventions passées entre la société et ses dirigeants ou associés, selon la forme
• Le texte des décisions : approbation, affectation du résultat, quitus éventuel

Ces documents sont communiqués aux associés avant la consultation, dans les délais de la loi ou des statuts : dans une SARL, quinze jours au moins avant l'assemblée (article R. 223-18 du Code de commerce).

EURL et SASU : la règle de l'associé unique

L'associé unique approuve seul les comptes, dans les six mois de la clôture, et consigne sa décision dans un registre. Quand il est une personne physique et dirige lui-même la société, le dépôt au greffe des comptes, dans ce même délai, vaut approbation (articles L. 223-31 pour l'EURL et L. 227-9 pour la SASU) : un seul geste remplace deux.

Besoin de plus de six mois ? La prolongation

En brefUne requête au président du tribunal de commerce, avant la fin du délai.

Si les comptes ne pourront pas être prêts à temps (expert-comptable en retard, inventaire complexe, désaccord entre associés), le dirigeant demande la prolongation du délai au président du tribunal de commerce, par une requête déposée avant l'expiration des six mois. La requête expose les raisons du retard ; le président accorde, s'il l'estime justifié, un délai supplémentaire.

Mieux vaut la déposer dès que le retard devient prévisible. Le délai de dépôt au greffe court ensuite à partir de l'approbation.

Ce que l'on risque en cas de retard

Dans une SARL, le gérant qui ne soumet pas les comptes aux associés dans les six mois, ou dans le délai prolongé, encourt une amende pénale (article L. 241-5 du Code de commerce). Tout associé peut en outre demander en justice la désignation d'un mandataire chargé de convoquer l'assemblée.

Ne pas déposer les comptes au greffe est puni de l'amende prévue pour les contraventions de la cinquième classe (article R. 247-3 du Code de commerce). Le président du tribunal de commerce peut aussi enjoindre au dirigeant de déposer, sous astreinte (article L. 123-5-1). Un dépôt tardif reste toujours possible, et préférable : il met fin au manquement.

Au-delà des sanctions, des comptes absents du registre inquiètent les banques, les assureurs-crédit et les clients qui vérifient la santé de leurs partenaires. Ils peuvent compliquer un financement ou un marché.

Garder ses comptes confidentiels

En brefLes plus petites sociétés peuvent cacher leurs comptes, les petites leur compte de résultat.

Les comptes déposés au greffe sont, en principe, consultables par tous. Les sociétés qui ne dépassent pas les seuils des micro-entreprises, au sens comptable, peuvent toutefois demander que leurs comptes annuels ne soient pas rendus publics, par une déclaration jointe au dépôt (article L. 232-25 du Code de commerce). Les petites entreprises, au sens des mêmes textes, peuvent demander que leur compte de résultat reste confidentiel.

Ces seuils combinent le total du bilan, le chiffre d'affaires et l'effectif ; ils sont fixés par décret et ont été relevés récemment : vérifiez-les avec votre expert-comptable pour l'exercice concerné. Certaines sociétés sont exclues de cette faculté, notamment celles dont l'activité consiste à gérer des titres de participation, comme beaucoup de holdings. La confidentialité ne vaut pas envers les administrations, la Banque de France et les tribunaux, qui gardent accès aux comptes.

Sociétés civiles et sociétés sans activité

Une SCI ne dépose pas ses comptes au greffe. Ses gérants doivent cependant rendre compte de leur gestion aux associés au moins une fois par an, par un rapport écrit (article 1856 du Code civil), et ses statuts organisent en général une approbation annuelle des comptes.

Une société en sommeil, ou sans chiffre d'affaires, reste tenue d'approuver et de déposer ses comptes. Si vous ne voulez plus de ces obligations, il faut fermer la société : voir le guide dissolution ou mise en sommeil.

Passer à l'action

Avec Formalist, l'approbation des comptes se prépare d'après vos chiffres : procès-verbal ou décision de l'associé unique, affectation du résultat, conventions et déclaration de confidentialité quand vous y avez droit. 180 € TTC quand vous déposez vous-même, plus 44,14 € de frais de dépôt réglés au greffe ; 280 € TTC quand nous déposons, frais de greffe compris. Les comptes eux-mêmes restent établis par votre expert-comptable.